CARA MEMBUAT KARTU PELAJAR DENGAN MS WORD

. .

Pembuatan kartu pelajar merupakan salah satu keahlian yang dapat dikembangkan sebagai usaha wiraswasta, sederhana, mudah, dan murah. Bagi yang mau menekuni usaha tersebut tentu tidak sulit, dengan peralatan modern dan canggih pembuatan kartu pelajar menjadi mudah dan trendi. Software pun sudah tersedia tinggal merogoh kocek sedikit saja dapat memperolehnya.

Namun demikian tidak mudah mendapatkan software tersebut, karena harus melalui transaksi online. Perangkat yang dibutuhkan antara lain : kamera, kertas PVC, laminating, pemotong, dan lainnya mudah didapat. Apabila tidak ingin repot sudah tersedia alat cetak khusus, namun harganya lumayan tinggi. Mau yang murah dengan sedikit lelah atau yang mahal dengan hasil yang memuaskan, semua dapat diperolehnya. Sebagai pasar dari produk tersebut adalah sekolah-sekolah, karena di sanalah adanya para pelajar. Tidak menutup kemungkinan bahwa dengan ketrampilan tersebut dapat memperluas pasar ke profesi lain, seperti pembuatan kartu nama, ID Cards, dan sebagainya, tinggal pandai-pandainya mencari peluang dan konsumen.

Penulis mencoba membuat desain kartu nama, tapi tidak dengan cara-cara di atas melainkan dengan cara yang berbeda sehingga memberikan tantangan tersendiri. Dengan tujuan agar dapat menekan biaya produksi, yaitu dengan memanfaatkan fasilitas-fasilitas yang terdapat di MS Office. Cukup dengan memanfaatkan MS Excel, MS Power Point, dan MS Word, akhirnya penulis mampu membuat desain kartu pelajar yang sebagai pengganti software siap pakai. Ketiga sub software tersebut memiliki peranan masing-masing, antara lain :

MS Excel berfungsi sebagai database

MS Power Point berfungsi sebagai alat untuk membuat desain dan template kartu nama

MS Word berfungsi sebagai aplikasi yang siap cetak.

Langkah-langkah pembuatan Aplikasi Kartu Pelajar :

A.  Membuat template dengan MS Power Point

Untuk membuat tempalate dengan power point dibutuhkan kemampuan imaginasi dan memadukan warna dengan baik. Untuk membuat backgroud. Berdasarkan gambar 1, sebelum mengedit terlebih dulu membuat desain kartu pelajar bagian depan (Gambar 1 Kanan). Khusus untuk nomor 4 dan 5 cukup mengimput gambar yang sudah jadi dari tempat lain, sedangkan nomor 1, 2, 3. 6 dapat diedit sendiri dengan power point.

Gambar : 1

B.  Edit Foto dengan MS Power Point

1. Siapkan folder khusus untuk menyimpan kumpulan perangkat aplikasi Kartu Pelajar, jangan lupa beri nama (misal : Kartu Pelajar).
2. Simpanlah foto-foto yang akan dimasukkan ke dalam kartu pelajar pada folder foto dengan nama foto.
3. Lakukan konvert foto siswa menjadi ukuran yang kecil dengan memanfaatkan layanan yang terdapat pada power point. Caranya, Bukalah power point dan insert picture – foto yang tersedia di folder. Ubahlah setiap foto dengan ukuran : 2,32 X 196 cm. atau ukuran yang mendekati. (Gambar :2)

Gambar : 2

4. Simpan masing-masing foto dalam bentuk JPEG. Pada folder foto yang tersedia. (Gambar : 3)
   

Gambar : 3

C.  Membuat Database dengan MS Excel

1. Masukkan data siswa ke dalam MS Excel yang terdiri dari beberapa kolom seperti berikut : Nama, NIS, Tempat tanggal lahir, Alamat, Jurusan (untuk jenjang sekolah menengah). Kumpulan data tersebut berfungsi sebagai database aplikasi.
2. Buat link foto pada pada kolom selanjutnya, caranya masuk ke kolom cell sub judul (paling atas). Selanjutnya klik Insert pada menu bar, pilih hyperlink – arahkan ke folder yang berisi foto yang akan digunakan untuk mengisi kartu nama.
3. Ulangi langkah kedua untuk cell di bawah dan selanjutnya. Sesuaikan foto yang dilink dengan identitas pada kolom nama, karena akan dikoneksikan dengan kartu pelajar. (Gambar : 4)

Gambar : 4

D.  Membuat aplikasi kartu nama dengan MS Word

Sebelum mengedit kartu pelajar, setting dulu halaman word menjadi 2 kolom dengan ukuran lebar 8,5 cm (ukuran panjang karu pelajar). Buatlah kotak sementara 8,5 X 5,6 cm dengan cara masuk ke Insert – Shape – Rectangle. Format kotak tersebut dengan wrap behind text. Kotak tersebut bersifat sementara guna membatasi penempatan template dan background aplikasi. Setelah aplikasi selesai maka kotak sementara tersebut dihapus. Langkah pengeditan pada bagian tersebut meliputi :

1.   Membuat template dan background

Untuk membuat template, insert gambar yang sudah diedit dari Power Point, atur sedemikian rupa sesuai dengan yang dikehendaki. Selanjutnya insert logo lembaga atau sekolah, insert gambar sebagai background, dan seterusnya.

2.   Memasukkan Identitas lembaga (sekolah)
3.   Memasukkan data MS Excel menggunakan mailmerge

Agar mudah diedit maka data yang dimailmerge dimasukkan ke dalam Text Box dengan cara insert-shape-Text Box. Format margin text box atas, bawah, kiri, dan kanan menjadi 0 melalu Format yang terdapat pada menu bar. Untuk menghilangkan garis tepi set outline menjadi no autline. Ketik dan susun ke bawah seperti berikut :

a. Nama                  :

b. NIS                     :

c. Temp. Tgl lahir     :

d. Alamat               :

e. L/P                     : (bila diperlukan)

f. Agama               : (bila diperlukan)

g. Jurusan              :

h. Masa berlaku     :

Letakkan kursor di belakang titik dua nama, klik Mailngs – Select Recipients – Use Exiting List – Database pada Excel yang telah dipersiapkan – pilih sheet yang terdapat database di dalamnya, apabila database terdapat pada sheet 1 maka pilih Sheet 1- klik OK.

Langkah selanjutnya klik Insert Merge Field.

Lakukan yang sama untuk item NIS, Tempat tanggal lahir, Alamat, Jurusan atau lainnya.

Cek kebenarannya dengan cara klik Preview Result, klik kanan dan kiri untuk data sebelum dan sesudahnya apabila muncul nama anak yang sesuai dengan database, berarti langkah tersebut benar. Untuk mengisi data masa berlaku cukup diketik langsung, karena tidak dihubungkan dengan database.

Langkah berikutnya adalah mengisi bagian pengesahan : copas shape yang berisi data mail merge dan geser ke bagian kanan bawah. Hapus semua data mailmerge dan ganti dengan tanggal pengesahan dan pimpinan yang mengesahkan (kepala sekolah). Sesuaikan ukurannya sehingga terlihat rapi dan proporsional.Desain kartu di atas telah jadi namun belum terlihat gambar (foto) anak yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya ikuti langkah selanjutnya.4.   Memasukkan foto dari MS Excel menggunakan mailmerge – pilih nama.

Letakkan tempat foto tepat di belakang identitas, dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Letakkan kursor di belakang Identitas di bagian tepi, pilih Insert Merge Field – Foto1

(nama folder foto), sehingga muncul script seperti berikut : <> Pada langkah tersebut foto belum dapat terlihat, karena masih ada beberapa langkah yang dilakukan. Gambar

b. Blok script “<> ” tekan tombol alt+F9 sehingga script tersebut berubah seperti berikut:

{MERGEFIELD Foto 1}. Ulangi kembali langkah tersebut dan tambahkan script di depan script tersebut sehingga susunannya berubah seperti berikut : {IF TRUE{MERGEFIELDd}}, lakukan sekali lagi dan tambahkan script sehingga susunannya berubah seperti berikut :{INCLUDEPICTURE{IF TRUE{MERGEFIELD}}\d}. Setelah itu kembalikan dengan cara tekan tombol F9 sehingga script berubah seperti semula “<> “. Cek dengan cara klik Preview Result. Apabila muncul foto yang dimaksud berarti langkah tersebut benar, apabila belum muncul foto yang dimaksud berarti masih ada kekeliruan dalam meletakkan script. Kemudian pindahkan text nama beserta mergefield-nya di bawah foto.